monkeymining_bar

Process Mining verbetert interne dienstverlening Hoogheemraadschap Rijnland

Het hoogheemraadschap van Rijnland in Leiden bestaat al sinds de 13e eeuw en is daarmee een van de oudste waterschapsorganisaties in Nederland. Het gebied waarin Rijnland werkt is ruim 1000 vierkante kilometer groot en wordt aan de westkant begrensd door de Noordzee. Als waterschap zijn ze verantwoordelijk voor schoon en gezond water, een goede waterstand en zorgen ze voor bescherming tegen de zee en overstromingen. Innovatie en duurzaamheid staan hierbij voorop.

Kenmerken

  • ± 1.300.000 inwoners
  • 543.000 belastbare huishoudens
  • 29 gemeenten
  • 700 medewerkers
klantcase-rijnland

De uitdaging: optimaliseren changeproces

Voor het uitvoeren van hun taken maakt Rijnland net als ieder ander bedrijf gebruik van verschillende soorten software. De implementatie en updates hiervan worden aangevraagd en gemonitord via TOPdesk. Vanuit meerdere kanten in de organisatie wordt aangegeven dat dit proces lang duurt en erg ondoorgrondelijk is. Daarnaast hebben de gebruikers van het TOPdesk systeem vaak het gevoel dat ze overlopen in het werk. Met behulp van MonkeyMining willen ze inzicht krijgen in de doorlooptijd van dit proces, de knelpunten en hoe ze deze kunnen verbeteren.

“Het proces van IT-changes is ondoorzichtig en duurt te lang”

Onze aanpak: PoC in 1 dag

Voor Rijnland hebben we binnen één dag een Proof-of-Concept uitgevoerd. Deze dag trappen we ’s ochtends samen af, waarbij we uitleg geven over Proces Mining en ervoor zorgen dat de neuzen dezelfde kant op staan wat betreft de scope van het proces en de verwachtingen van de dag. Vervolgens worden de eerste resultaten net na de middag gepresenteerd, waarna Rijnland de mogelijkheid heeft om hier een eerste kritische blik op te werpen. Aan het eind van de dag worden de aangescherpte resultaten nogmaals gepresenteerd en is het tijd om de bestaande vragen te beantwoorden.

“Geweldig dat we binnen één dag inzicht krijgen in ons proces”

De resultaten

Binnen één dag heeft MonkeyMining het change-proces in Topdesk weten te analyseren, met de volgende resultaten:

 

  • Een heldere visuele presentatie van het huidige proces.
  • Inzicht in de doorlooptijd van het totale proces en de individuele stappen.
  • Inzicht in stappen die mogelijk geschrapt kunnen worden.
  • Door het verbeteren van de informatie-aanlevering vooraf, kan het proces sneller afgehandeld worden.
  • Door de afhandelmomenten van de teams op elkaar af te stemmen, blijft werk niet een week extra liggen.

“Als we ervoor zorgen dat de benodigde informatie meteen aangeleverd wordt, kunnen we het proces aanzienlijk versnellen.”

Weten hoe MonkeyMining uw organisatie kan helpen?

Gratis proberen Demonstratie aanvragen
PROBEER MONKEYMINER NU GRATIS