Tips bij het selecteren van een Process Mining tool

Schrijf je in voor blogupdates

Tips bij het selecteren van een Process Mining tool

Welke Process Mining tool is het meest geschikt voor jouw use case? Lees in deze blog waar je op moet letten bij het selecteren van een leverancier.

Process Mining begint steeds populairder te worden. Dit komt omdat de technologie inmiddels volwassen is. Bovendien is de belofte om geautomatiseerd processen in kaart te brengen en vervolgens te optimaliseren geweldig! Daarbij helpen trends zoals Robotic Process Automation, Artificial Intelligence en Digitale Transformatie. In deze trends zijn de voordelen van inzicht in huidige processen en mogelijkheden voor optimalisatie onmisbaar. En dan bedoel ik niet alleen processen zoals ze bedacht zijn maar vooral processen zoals ze in de praktijk voorkomen.

De juiste Process Mining tool voor de juiste use case

We hebben te maken met een relatief nieuwe technologie. Hoewel Process Mining al meer dan 20 jaar bestaat zijn er pas sinds een jaar of vijf commerciële toepassingen die goed, betrouwbaar en eenvoudig zijn. Als je aan de slag gaat met Process Mining is het verstandig om tijd te investeren in een goede use case. Vergelijk in de beginfase de verschillende oplossingen om ervoor te zorgen dat je software kiest die het beste aansluit bij de behoefte van je use case. De juiste tool zal je ROI verkorten en dus een sterkere businesscase opleveren!

Proces Mining use case

Process Mining training en ondersteuning voor medewerkers

Omdat commercieel gebruik van een Process Mining tool relatief nieuw is, is de kans groot dat de interne expertise binnen jouw organisatie beperkt is. Daarom is het verstandig om een leverancier te kiezen die je kan ondersteunen bij het implementeren van Process Mining. Daarnaast is het van belang dat de leverancier kennis heeft van het vakgebied en ook trainingen kan aanbieden. Op deze manier borg je intern de kennis over Process Mining. Het gaat tenslotte niet om een tooltje onder de knie krijgen maar om een concept te leren begrijpen. MonkeyMining heeft naast tool training ook verschillende (tool onafhankelijke) Process Mining trainingen.

Onwetendheid zorgt vaak voor onzekerheid bij medewerkers. Ga daarom opzoek naar collega’s die op dit onderwerp de ‘kar willen trekken’. Verduidelijk met welk doel je aan de slag gaat met Process Mining en informeer de verschillende stakeholders hierover. Het is belangrijk dat iedereen de voordelen voor jouw organisatie inziet.

Een Process Mining tool helpt je organisatie om processen efficiënt uit te voeren en onnodige handelingen te elimineren. Dit zorgt voor kostenbesparing, betere klantervaring, snellere doorlooptijden of waarborgen van compliance.

Process Mining beginnen

Hoe begin ik met Process Mining?

Een typisch begin voor organisaties is een Proof of Concept. Organisaties kiezen vaak een proces uit waarbij ze een positieve impact verwachten van het verkregen inzicht. Een proces met een aanzienlijk verbeterpotentieel is ook een goed startpunt. Als je klein begint is de kans op succes een stuk groter. Door de waarde direct aan te tonen zal men de nieuwe werkwijze sneller omarmen.

De beste use case hoeft niet het meest ingewikkelde proces te zijn, het proces met de meeste activiteiten of waarbij gebruik gemaakt wordt van zo veel mogelijk systemen. Financiële processen zijn vaak een uitstekende manier om te starten. Denk aan ‘Order to Cash’ of ‘Purchase to Pay’ processen. Deze processen kunnen vaak verbeterd worden door workflows te vereenvoudigen. De juiste leverancier kan je ondersteunen bij het identificeren van de juiste processen voor een use case maar heeft ook blauwdrukken hoe je snel stappen kunt zetten bij het Minen van dit soort processen.

Is mijn data wel veilig?

Vergeet Data security niet! Het bewustzijn rond data neemt steeds verder toe. Maar ook wet en regelgeving zorgt ervoor dat we goed moeten opletten wat we doen met onze data. Veel organisaties bieden een gratis test versie aan van de Process Mining tool. Dit klinkt interessant maar denk hierbij goed na wat de gevolgen zijn van het uploaden van jouw data in een testversie. Ongeacht of dit een on-premise of cloud variant is, je mag officieel niet zomaar data over klant, medewerker, patiënt of burger bewerken in (test) software. MonkeyMining levert bij een test versie daarom altijd een standaard dataset. Hierdoor kunt u de functionaliteit van de software testen zonder dat u een verwerkingsovereenkomst nodig heeft. Een trial versie van MonkeyMiner is hier aan te vragen.

Process Mining expertise center

Naarmate het gebruik van Process Mining zich uitbreidt binnen een organisatie, kan het zinvol zijn om een expertisecentrum te creëren. Hier kunnen medewerkers ervaringen en best practices te delen. In een expertisecentrum hebben organisaties vaak behoefte aan domein- en functionele experts. MonkeyMining adviseert en ondersteunt organisaties bij het inrichten van zo’n expertisecentrum. Ook organiseren wij de MonkeyMining user group dagen om organisatie overstijgend ervaringen en best practices te delen.

Het vakgebied van Process Mining is vol in ontwikkeling en daarom is het belangrijk om deze veranderingen bij te houden. Ontwikkelingen die gaande zijn, zijn bijvoorbeeld: scenario testing & simulaties, predictive analytics, realtime deviantiebewaking, zeer geavanceerde dashboards en nog veel meer. Het zou zonde zijn als u nu investeert in Process Mining en deze toekomstige ontwikkelingen aan u voorbij laat gaan!

Waarom nu beginnen met Process Mining?

De verwachting is dat de markt van Process Mining de komende vijf jaar ongeveer 10x zo groot gaat worden als dat ie nu al is. De verwachting van trendwatchers zoals Gartner is dat binnen 2 tot 3 jaar ieder midden en groot bedrijf Process Mining zal adopteren. Het zal een standaard onderdeel worden van het IT landschap en een essentieel instrument om processen in kaart te brengen en continue te verbeteren.

Zelf aan de slag met een use case?

Voor meer informatie over hoe Process Mining als techniek jouw organisatie verder kan helpen kun je contact opnemen met ons. Wij helpen u graag met het bepalen van de beste use case voor jouw organisatie of hoe je een goede businesscase kunt creëren. Ook organiseren wij regelmatig Masterclasses Process Mining om organisaties kennis te laten maken met de techniek, inschrijven kan gratis!

Benieuwd geworden naar MonkeyMiner?

Gratis proberen Demonstratie aanvragen
Meer Process Mining blog’s
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder

Roderick Schreuder is een technologie entrepreneur en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht en Business University Nyenrode.