Process Mining order to cash proces

monkeymining_bar

Process Mining Order to Cash proces

Voor alle organisaties is het Order to Cash proces van levensbelang. Order to Cash, ook wel O2C of OTC genoemd, omvat alle activiteiten van de bestelling door de klant tot en met de betaling. In het proces speelt de klant een belangrijke rol om wensen en behoeften om te zetten in product en/of dienst en deze te betalen. Dit maakt het Order to Cash proces tot een van de meest vitale end-to-end-kernprocessen in organisaties.

Vaak zijn het ook processen met hoge volumes, verschillende betrokken afdelingen en stappen. Dat maakt het proces vatbaar voor fouten en inefficiënties. Daarnaast wordt dit proces vrijwel altijd met IT ondersteund. Een ideale kandidaat voor Process Mining.

 

Of je nu een commerciële organisatie of een overheidsorganisatie bent. Een soepel verloop van je primaire proces is essentieel voor tevredenheid van je klanten, of je daar nu geld voor ontvangt of niet.

 

Process Mining gaat je inzicht geven in het daadwerkelijke verloop van het proces, geeft oorzaken voor verstoringen (bijv. orderwijzigingen) en helpt je verbetering van de automatisering te identificeren. In dit blog lees je over de toegevoegde waarde van Process Mining voor het Order to Cash proces.

order to cash

Hoe ziet het Order to Cash proces er uit?

Het Order to Cash proces omvat in de basis doorgaans de volgende stappen:

  • Inkooporder gemaakt – een klant heeft een bestelling gemaakt voor een dienst of product.
  • Orderverwerking – een verkooporder wordt voorbereid voor verzending of de werkzaamheden worden ingepland.
  • Bestelling verzenden / dienst uitvoeren – een bestelling wordt naar de klant verzonden of een service is voltooid.
  • Factuur aanmaken – er wordt een factuur voor de bestelling gemaakt en naar de klant gestuurd (indien deze niet al betaald is tijdens het bestellen).
  • Factuurvereffening – de factuur is betaald door de klant en geregistreerd in de financiële administratie.

 

Deze stappen kunnen variëren op basis van het bedrijfsmodel van de organisatie. Bijvoorbeeld een product of servicebedrijfsmodel met betaling vooraf, achteraf of op basis van een abonnement. Maar ook het klantorderontkoppelpunt (KOOP) is zeer bepalend voor het proces. Organisaties kunnen werken op basis van make-to-stock of make-to-order.

Make-to-Stock vs Make-to-Order

Make-to-Stock is het meest eenvoudig: de verkochte goederen worden geproduceerd en opnieuw bevoorraad in het magazijn, klaar om te worden verzameld en verzonden volgens de verkooporders. In het Make-to-Order model worden de verkochte goederen specifiek voor elke bestelling geproduceerd of gekocht. Tenslotte wordt bij een servicebedrijf de benodigde acties en activiteiten om aan de behoefte van de klant te voldoen gestart nadat de opdracht van de klant is ontvangen. Afhankelijk van de complexiteit van de service gaat er soms nog een heel offertetraject aan vooraf.

 

Zoals bovenstaande laat zien, is de Order to Cash processtroom in werkelijkheid niet zo eenvoudig. Het proces bevat extra stappen, herbewerking, wijzigingen en er worden fouten gemaakt die extra kosten veroorzaken en doorlooptijden verlengen.

Process Mining van Order to Cash

Het Order to Cash proces wordt ondersteund met één of meerdere IT systemen (bijv. CRM of ERP). Bij het uitvoeren van de activiteiten worden timestamps vastgelegd die aangeven wanneer een activiteit is afgerond, maar ook wanneer er wijzigingen worden doorgevoerd. Dit betekent dat alle uitgevoerde stappen in het Order to Cash proces worden opgeslagen in het IT systeem.

 

Met behulp van MonkeyMiner -link naar MM software pagina – kunnen we op basis van deze informatie inzicht geven in de procesflow en laten zien hoe het proces daadwerkelijk is uitgevoerd. Naast het visualiseren van het proces, kunnen we inefficiënties identificeren, zoals knelpunten, herbewerking, orderwijzigingen en afwijkingen van de standaard.

Toegevoegde waarde van Process Mining bij een Order to Cash proces

Het inzetten van MonkeyMiner voor het Order to Cash proces heeft de volgende toegevoegde waarde:

    1. Het ontdekken van het huidige proces. Niet op basis van aannames maar laat op basis van feiten.
    2. Gebruik aanvullende analyses om alle problemen inzichtelijk te maken en de grondoorzaken te identificeren.
    3. Bewaak de uitvoering van het proces en de implementatie van verbeteringen.
    4. Stuur bij op afwijkingen en gebruik de inzichten voor continue verbetering.

Zelf aan de slag met Process Mining binnen jouw organisatie?

Schrijf je in voor de gratis Masterclass!

Benieuwd geworden naar MonkeyMiner?

Gratis proberen Demonstratie aanvragen
Meer ITSM blog’s
Roderick Schreuder
Roderick Schreuder

Roderick Schreuder is een technologie entrepreneur en data science expert. Hij heeft + 20 jaar ervaring in verschillende sectoren bij organisaties zoals Philips, ING, Heerema, Achmea, NXP en Belastingdienst. Sinds 2006 is hij betrokken bij BiZZdesign en heeft zich recent gestort op de data science techniek ‘Process Mining’ bij MonkeyMining. Roderick is regelmatig gastspreker op conferenties en congressen en wordt regelmatig gevraagd om technologie inspiratiesessies voor directies en management teams te faciliteren. Daarnaast is hij verbonden aan de Hogeschool Utrecht en Business University Nyenrode.

PROBEER MONKEYMINER NU GRATIS